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特集:電子メールの書き方 脱初心者編


 2003年が幕開け、新年の仕事始めも一段落したところでしょうか。

 今年は自分をもっとスキルアップしたいと考えている人に電子メール初心者から一歩先ゆくワンポイントをまとめてみました。一歩先ゆく腕のよいメールの書き方、お教えします。

○ 件名に手を抜いていませんか?

 「よろしく」、「教えてください」、「こんにちは」、「お願い」etc...

こんな件名でメールを出していませんか?相手は本文を読まないと用件がわかりません。件名はメールの内容を一目で相手にわかるようにつけるのがコツです。そして、手抜きをしてはいけないのです。読めばわかるというのは相手へ失礼な態度となります。「○月×日定例会出欠の確認」、「○○ソフトで印刷のしかたを教えてください」、「執筆原稿依頼のお問い合わせ」など工夫すると相手もすぐに目を通してくれます。

○ 冒頭で自分を名乗ろう。

 見ず知らずの人にメールを出すとき、自分を名乗らず用件だけ突きつけられたら読み手は快く思うでしょうか?ぶしつけに思うに違いありません。自分を名乗らないメールであれば失礼をこえて論外です。
 メールを出す際はまず本文冒頭では自分を名乗り、それから用件を伝えるように心がけましょう。電話の問い合わせと異なり、手紙のやりとりと同じ姿勢を忘れないように。

○ ○の中に数字の入っている文字を使わない。

 初心者と中級者の違いが明確になるのが、この文字を使っているかどうかです。「え、どうして使っちゃ行けないの?」と疑問に思った人は要チェックです。これは機種依存文字と呼ばれる特別な文字だからです。機種依存文字は同じOS(WindowsXPやMacOSなど)のパソコンでなければ読めず、そのほかのパソコンではまったく別の文字が表示されてしまうのです。ホームページ作成でも機種依存文字は影響します。代表的な機種磯文字は、○の中に数字の入った丸つき数字、I, II,IIを一文字で書けるローマ数字(使うときはアルファベットのI,V, Xで組み合わせます)、(株)を一文字で表せるカッコつき文字(カッコと漢字で組み合わせます)があります。

○ 返信に元のメールを意味なくつけている

 電子メールの「できる人」と「マニュアル的な人」の違いがくっきりでます。メールの返信をするとき、元のメールを本文の後ろに丸ごとつけて送る人がいますよね。でも、よくよく考えると別に必要ともしていないし、何でこのようなムダなことをするのだろうと疑問に思うはず。きっと電子メールの作法なのだなと思いこんで自分でもやっている人も多いのでは?
 しかし、これは電子メールの作法でもなければビジネスマナーでもありません。このような返信のしかたをメールの全文引用と呼ばれていますが、メールの全文引用は人に無意味なメールを送りつけているだけで、マナーではありません。返信につける元のメールは、必要な部分を切り出してそれに応じた返答を書くのが本来の使い方です。できる人は的確な切り出しとその返答で一目で用件を伝えられるメールを書きます。まずは、元のメールをむやみに後ろにつける癖をなくすところから始めれば脱初心者となれます。

 これだけで、初心者から一歩スキルアップした腕を身につけられます。というのも、どれも相手と気持ちよく意思伝達ができる要素となるからです。メールは相手がすぐにわかってもらえる内容にするのが一番大事。そのために人にメッセージを送るのですから。そのワンポイントとなるのがこうした一工夫なのです。

 ぜひチャレンジしてください。

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